УчастникамПолезная информацияОбразцы деловых документов

Шаблон посменного графика работы

Сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п.

Процесс планирования смен в подобных структурах очень трудоёмок и, как правило, не слишком нагляден и информативен. Данная работа призвана облегчить такого рода деятельность.

Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования Excel, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся.

Файл для скачивания

Скачать

Функционал

  • Встроенный универсальный календарь.

    Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вы должны сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного вам месяца, это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет вам легко ориентироваться в днях недели.

  • Выделение праздников.

    Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы перечислите на листе Настройки.

  • Выбор смены из справочника.

    Вид смены выбирается строго из списка, что избавляет вас от ошибок ввода.

    Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Можно удалить лишние и добавить свои.

  • Смены автоматически выделяются цветом.

    Поскольку всё форматирование реализовано через условное форматирование, то есть оно не хранится непосредственно в ячейках, то это очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, на заботясь, что остатнутся следы от предыдущей смены.

  • Подсчёт смен и часов по человеку.

    Автоматически подсчитывается по каждому человеку отработанное количество смен и количество рабочих часов.

  • Учёт рабочего времени за день.

    За каждый день подсчитывается количество отработанных смен, часов, количество больных сотрудников, сотрудников в отпусках и сотрудников, находящихся во внеочередных выходных (если сотрудник работает 2 дня по 11 часов, то вы ему обязаны дать 2 выходных дня непосредственно после этих рабочих смен).

  • Подсчёт количества сотрудников по часам суток.

    Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса. Известно, например, что максимальное количество звонков поступит с 10 утра до 17 вечера и надо, например, иметь 5 специалистов, чтобы справиться с этой нагрузкой, а с 19:00 до 7:00 утра хватит одного дежурного специалиста. Для этого предназначена панель подсчёта сверху шаблона. Она отображает ситуацию
    того дня, в столбце которого вы стоите. Кстати, нулевые значения выделяются, чтобы бросались в глаза.

  • Два внеочередных выходных.

    Как мы уже упоминали, если сотрудник отработал 2 смены подряд по 11 часов, то вы по закону должны предоставить ему 2 выходных подряд сразу после этих двух смен. В шаблон встроен автоматический механизм контроля этой ситуации. Если вы не предоставили сотруднику 2 выходных после таких смен, то фамилия сотрудника подсвечивается красным.
    Единственная проблема возникает на границе месяца, но я с ней ничего не могу поделать.

  • Автоформатирование поля календаря и скрытие/показ строк.

    При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны!

Батьянов
Денис
, IT тренер и консультант
perfect-excel.ru

Источник: Perfect-excel.ru

Добавлено: 17.03.2015 в 08:31 | Просмотров: 1968 | Комментариев: 0
Поделиться: