УчастникамПолезная информацияКонсультации и рекомендации

Кассовые документы можно оформлять в электронном виде

Если бухгалтер работает дистанционно, то он может оформить кассовые документы в электронном виде и заверить их электронной подписью (Письмо Банка России от 11 августа 2014 г. № 29-1-1-ОЭ/3002.). Давайте разберемся, как это выглядит на практике.
Кто подписывает кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций утвержден Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (далее – Указание). Согласно пунктам 4.2 и 4.3 Указания, кассовые документы оформляются и подписываются: главбухом; бухгалтером; руководителем.

Если оформление кассовой «первички» возложено на другого сотрудника (например, кассира), в организации составляется специальный распорядительный документ. Если же бухучет ведет внешний бухгалтер, то он и составляет кассовые документы. Оформлять и подписывать кассовую «первичку» может и глава предприятия, но это касается малых и средних компаний. Ведь их руководителям можно вести бухучет самостоятельно (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Помимо перечисленных лиц кассовые документы должен подписать кассир. Он снабжается печатью (штампом) с реквизитами организации, подтверждающей проведение кассовой операции (п. 4.4 Указания).
Можно использовать электронную подпись

Как разъяснил Банк России в письме от 11 августа 2014 г. № 29-1-1-ОЭ/3002, бухгалтер, работающий удаленно, вправе оформить кассовые документы в электронном виде и поставить на них электронную подпись. Потом документы передаются кассиру, который должен их распечатать, подписать и проставить штамп организации.

Предложенный банкирами способ весьма удобен и практичен. Однако для его использования хозяйству нужно внедрить систему внутреннего электронного документооборота. А сотрудники, которые оформляют и подписывают кассовые документы, должны получить электронную подпись.

Правила использования и виды электронных подписей установлены Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ). В соответствии с пунктом 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ выделяют простую и усиленную электронные подписи. При этом различаются усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи.

Согласно пункту 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ, электронный документ, заверенный квалифицированной подписью, приравнивается к бумажному с собственноручной подписью, кроме случая, когда законодательство требует оформления документа исключительно на бумаге.

И хотя в письме № 29-1-1-ОЭ/3002 не поясняется, какую именно подпись использовать для кассовых документов, хозяйству безопаснее применять именно квалифицированную электронную подпись.

Важно запомнить

Кассовые документы могут оформляться в электронном виде, если они заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.

Источник: Журнал «Учет в сельском хозяйстве»

Добавлено: 23.03.2015 в 13:26 | Просмотров: 619 | Комментариев: 0
Поделиться: